複数のGoogleカレンダー・アカウントを同期する方法

「3社のクライアント＋個人生活」問題

フリーランスとして働くということは、複数のGoogleアカウントを同時にやりくりすることを意味します。あるクライアントの案件は専用のWorkspaceカレンダー上にあります。別のクライアントは自社のカレンダーを使うよう求めてきます。そして通院やジム、子どものお迎えといった実際の生活は、あなた自身の個人用Googleアカウント上にあります。これが3件、4件と積み重なると、互いの存在をまったく知らない3つ、4つのカレンダーができあがります。

結果は予想通りです。クライアントAがちょうどクライアントBがすでに予約している時間帯に打ち合わせを入れてしまいます。どちらのカレンダーも、もう一方が埋まっていることを表示していないからです。クライアント業務でびっしり埋まっている日でも、個人用カレンダーはがら空きに見えます。結局、何かを承諾する前に3つのタブを手作業で確認することになります。これは締切のプレッシャーがかかると真っ先に崩れる類の作業です。

これは、仕事用と個人用のカレンダーがぶつかる、あの典型的な問題のフリーランス版です。ただし規模が何倍にもなっています。2つのカレンダーが会話しないのは煩わしいだけですが、4つのカレンダーが会話しないのは、請求している本業とは別の、もう一つの仕事のようなものです。

必要なだけGoogleアカウントを連携できる

2calendarsは1組のカレンダーだけを前提に作られてはいません。実際に使っているすべてのGoogleアカウント（各クライアントのカレンダー、個人用カレンダー、副業用カレンダーなど）を連携し、そのうちどの2つの間にでも同期接続を設定できます。Freeプランには1接続が含まれており、最も重要な1組で試すには十分です。Proは6接続まで、Businessは30接続まで対応しており、小規模チーム分のカレンダーを、誰も手作業でコピーすることなくカバーできます。

各接続は独立して設定されます。2つのカレンダーを選び、方向を選び、相手側に何を表示するかを選びます。あとから4件目のクライアントが増えても、設定をやり直す必要はありません。すでにある接続に、もう1つ加えるだけです。

統合された巨大カレンダーではなく、空き状況を集約する

多くの人が気にするポイントはここです。4つのカレンダーを連携しても、それらが1つのカレンダーになるわけではありません。2calendarsは意図的に、必要な接続数だけの一方向同期を組み合わせたもので、決して統合（マージ）ではありません。個人用カレンダーには、これまでどおり個人の予定だけが乗っています。変わるのは、クライアントがすでに確保している時間帯についてプライベートな「予定あり」ブロックも運ばれてくること、そして各クライアントのカレンダーにも、他のクライアントやあなたの個人生活がすでに確保している時間帯について「予定あり」ブロックが運ばれてくることです。

体感としては「今、空いているか？」という問いに対する、ひとつの正直な答えが得られるようになります。実際にはもとのカレンダー自体には何の変化もありません。5つ目の統合カレンダーを新たに管理しているわけではなく、すでに持っている4つが互いに矛盾しなくなっただけです。

すべての関係に、接続ごとのルールを

すべてのクライアントに同じ扱いをする必要はなく、2calendarsもすべてに1つのプライバシーレベルを選ぶことを求めません。各接続には独自のプライバシーモード（予定ありのみ、カスタムタイトル、全詳細）があるため、クライアントAには常に「ブロック」だけが見え、クライアントBにはカスタムの「クライアント対応」というラベルが見えるようにし、個人用カレンダーには自分が望むなら全詳細を表示することもできます。また、[nosync]タグのついた予定をスキップしたり、[urgent]タグのついた予定は必ずミラーリングしたりといったスマートルールも接続ごとに適用できるため、優先度の低い仮予定が他人のカレンダーを煩雑にすることもありません。

これはつまり、同期エンジン自体が大規模でも信頼できるものでなければならないということでもあります。静かに壊れた接続は、接続がないよりも悪い状況です。実際には期限切れになっているカレンダーを、うっかり信頼し続けてしまうからです。だからこそ、それが唯一の接続であっても30番目の接続であっても、すべての接続は同じ常時稼働の監視機能でカバーされています。同期が動かなくなれば、誰かに予定を上書きされて初めて気づくのではなく、通知が届きます。

まだ最初の2つのカレンダーを連携していない方は、2つのGoogleカレンダーを同期する方法から始めてください。ここで説明している複数アカウントの設定は、まったく同じプロセスを接続ごとに繰り返しているだけです。クライアントごとのプライバシーが主な関心事であれば、「予定あり」ブロックで予定の詳細を隠すガイドで接続ごとのプライバシー制御をより詳しく解説しています。他の選択肢を幅広く見たい方は、Googleカレンダー同期ツールの比較をご覧ください。

3社のクライアントと個人生活のために、3つのタブと祈りは必要ありません。無料ではじめて、約60秒で最初の2つのカレンダーを連携させましょう。クレジットカードは不要です。